Asiakkaat haluavat tietää, että tuotteemme valmistetaan turvallisesti, vastuullisesti ja eettisesti. Vuosien ajan olen seurannut, kuinka eri yritykset arvioivat toimittajiaan, ja on selvää, että jotkut menetelmät ovat tehokkaampia kuin toiset.
Perinteisesti toimittajien arviointiin on käytetty yksittäisiä kyselylomakkeita. Ja niitä on paljon. Saamme edelleen arviolta yli sata kyselylomaketta vuodessa. Jokainen niistä on erilainen ja kysytyt asiat on usein jo julkaistu muita reittejä pitkin tai ovat toimintajärjestelmästandardien vaatimuksia. Joskus kysymykset ovat hyvin epäselviä, ne voivat olla useaan kertaan tehtyjä käännöksiä ja vie aikaa selvittää, mitä oikeastaan halutaan tietää. Siksi haluamme kannustaa asiakkaitamme ja sidosryhmiämme siirtymään virtaviivaisempaan ja läpinäkyvämpään lähestymistapaan.
Prosessin yksinkertaistaminen Sedexin avulla
Muutama vuosi sitten kokosimme Responsible Supplier Stetement:in vastaamaan saamiimme tietopyyntöihin. Koska meillä on olemassa ulkoisesti varmennetut sertifikaatit toiminnastamme laadun, ympäristön, elintarviketurvallisuuden, energian, työterveyden ja -turvallisuuden sekä puun alkuperän seurannan osalta, jotka todistavat, että täytämme standardoidut vaatimukset, asiakkaiden omat yksityiskohtaiset kysymyslistat eivät ole tarpeen. Tämä yksi asiakirja kokoaa yhteen keskeiset tiedot kaikista toiminnoistamme, sertifikaateistamme ja käytännöistämme ja on suunniteltu vastaamaan usein kysyttyihin kysymyksiin selkeästi ja johdonmukaisesti. Jotkut asiakkaistamme kuitenkin vaativat yksityiskohtaisempia tietoja yrityksemme vastuullisesta toiminnasta omia arviointejaan varten kuin mitä voimme tarjota yhdessä asiakirjassa. Tässä Sedex tulee kuvaan mukaan.
Sedex on globaali alusta eettisen kaupankäynnin ja vastuullisen hankinnan hallintaan. Sen sijaan, että täyttäisimme erilaisia kyselylomakkeita jokaiselle asiakkaalle erikseen, täytämme yhden laajan ja yksityiskohtaisen itsearvioinnin Sedex-alustalla. Linkitetyt asiakkaat voivat käyttää näitä tietoja milloin tahansa, ja alusta mahdollistaa käytäntöjemme tarkastelun ja vertailun muihin toimittajiin suoraan järjestelmässä. Se on nykyaikaisempi tapa työskennellä ja omasta mielestäni myös paljon järjestelmällisempi ja kattavampi.
SMETA-auditointien merkitys
Itsearviointien lisäksi Sedex tarjoaa myös kolmannen osapuolen auditointeja, jotka tunnetaan nimellä SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit). Nämä ovat paikan päällä suoritettavia auditointeja, jotka varmistavat, että käytäntömme ovat eettisten ja sosiaalisten standardien mukaisia. Auditoinnit kattavat kaiken työntekijöiden hyvinvoinnista ja turvallisuudesta työolosuhteisiin ja työsuhdelainsäädännön noudattamiseen.
Kun SMETA-auditointi suoritetaan, sitä ei tehdä vain ylätasolla; auditoija tutustuu tehtaan tiloihin ja toimintaan sekä tarkastelee yksityiskohtaisesti toiminnasta syntyvää dokumentaatiota. Tarkasteltava dokumentaatio kattaa laajasti eri aihepiirejä, mm. palkkoja ja työaikoja. Näillä kaikilla toimilla voidaan varmentaa todellisia työolosuhteita tehtaalla. Auditoinnissa myös valitaan satunnaisotannalla työntekijöitä kaikilta tasoilta haastatteluihin. Jotkut yksittäiset kysymykset voivat tuntua hieman oudoilta suomalaisessa yrityksessä. Esimerkiksi kysymykset "Onko työnantaja takavarikoinut passisi?" tai "Saatko poistua tehtaan alueelta työajan ulkopuolella?" herättävät usein hämmästystä työntekijöidemme keskuudessa, mutta globaalisti näilläkin kysymysten aihealueilla varmennetaan työolosuhteiden eettisyyttä. Vaikka jotkut vastaukset saattavat tuntua meille itsestäänselvyyksiltä, auditointi tarjoaa ulkoisen vahvistuksen siitä, että toimimme eettisesti joka suhteessa. Ja tämä varmuus on tärkeää sidosryhmillemme.
Säännölliset auditoinnit auttavat meitä pysymään edellä
Olemme olleet Sedexin jäsen yli kymmenen vuotta, ja ensimmäiset SMETA-auditointimme ovat vuodelta 2015. Viime vuosina olemme aloittaneet uuden auditointikierroksen, jossa tavoitteena on auditoida yksi tehdas vuodessa, jotta tietomme pysyvät tuoreina ja ajankohtaisina. Tähän mennessä on tehty uudet auditoinnit Kyron ja Äänekosken tehtailla, ja seuraava on suunniteltu tälle vuodelle. Jokainen auditointi on meille mahdollisuus todistaa toimintamme vaatimustenmukaisuus, mutta myös oppia, parantaa prosessejamme ja osoittaa sitoutumisemme vastuulliseen toimintaan.
Oleellinen asia jota haluan viestiä asiakkaillemme on, että luottaminen ulkoisesti varmennettuihin sertifiointeihin ja auditointeihin kuten SMETAan, sekä yleisestikin valmiiden arviointialustojen, kuten Sedexin, käyttäminen, on selvästi omia kysymyslistoja tehokkaampi tapa tehdä toimittajien arviointia.
Kun asiakkaamme käyttää Sedexiä, hän saa pääsyn kattaviin tehdaskohtaisiin tietoihimme. He voivat myös järjestelmässä vertailla toimittajia jotka ovat vastanneet näihin samoihin kysymyksiin. Näiden lisäksi he voivat tarkastella auditointituloksiamme ja aina tarvittaessa myös pyytää lisädokumentaatiota.
Asiakkaillemme tämä kaikki säästää aikaa ja varmistaa yhtenevän ja kattavan toimittajien tarkastelun. Yhteinen toimintatapa tiedon välittämisessä tukee vastuullista ja luotettavaa asiakassuhdetta molempiin suuntiin.